Q-SyArDo 3000

System archiwizacji i obiegu dokumentów Q-SyArDo 3000 jest nowoczesnym, wielomodułowym, skalowalnym systemem do wspomagania pracy średniego i dużego biura. Pozwala w znacznym stopniu wyeliminować "papierowy" obieg dokumentów i zastąpić go komputerowym. Może stanowić również podstawę do stworzenia specjalizowanej wersji dostosowanej do potrzeb konkretnego klienta.

Program potrafi: prowadzić książkę nadawczą i odbiorczą korespondencji, dokonać redystrybucji dokumentów przychodzących. Automatyczne przyjmować faksy, skanować dokumenty, tworzyć nowe i edytować stare. Pozwala na monitorowanie reakcji na korespondencję. Posiada wewnętrzną pocztę i wiele innych ciekawych funkcji.

W epoce komputerów i informacji gwałtownie zwiększyła się ilość przychodzących i generowanych dokumentów. Zewsząd spływają faksy, listy, mail'e i nie zawsze trafiają do osoby nimi zainteresowane. Powstają stosy dokumentów wewnętrznych - notatek, ogólników, instrukcji. Często dokument zanim opuści biuro przechodzi przez "ręce" kilku osób. Dodatkowo kierownictwo chce znać przebieg procesu realizacji zadań.

Q-Syardo 3000 pozwoli zapanować nad tą lawiną. Skutecznie wspamaga pracę średnich i dużych biur, przedstawicielst handlowych i innych instytucji pracujacych na dużej liczbie dokumentów.

Szerszy opis

Parametry techniczne programu

Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych filii).
Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer"
Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe.
Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem.
W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły.
Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej W bloku tematycznym Q-Line 3000.
Duże, dostępne z poziomu programu dla administratora i zaawansowanych użytkowników możliwości konfigurowania systemu.
Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.

Parametry techniczne programu
Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych filii). Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer" Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe. Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem. W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły. Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej W bloku tematycznym Q-Line 3000. Duże, dostępne z poziomu programu dla administratora i zaawansowanych użytkowników możliwości konfigurowania systemu. Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.

Funkcjonalność Q-Syardo 3000

W programie można wyróżnić kilka modułów funkcjonalnych. Na pełny system składają się wszystkie w/w moduły. Taki ich podział ma jedynie charakter organizacyjny. Poszczególni użytkownicy mogą kożystać z dowolnego modułu jak również z dowolnej jego części.

Moduł SEKRETARIAT

Moduł ten odpowiedzialny jest za gromadzenie wpływających dokumetów (pod różnymi postaciami), archiwizowanie tworzonych u nas , segregacje i wyszukiwanie. Przeznaczony głównie dla sekretariatu i jest podstawowym fragmentem programu. Realizowane funkcje:

Wprowadzanie pism i dokumentów przychodzących i wychodzących
- faksy,mail'e - odbiór, przenoszenie do spisu dokumentów z rozpoznawaniem nadawcy.
- poczta - współpraca ze skanerem.
Segregacja - podział na "szafy dokumentów", segregatory (jeden dokument może być równocześnie w kilku segregatorach np. klienta, sprawy, zagadnienia, projektu), przekazywanie do dekretacji, kierowanie "na biurko" pracownika. Zazwyczaj jednak sekretariat przekarze pismo do dekretacji wskazując jedynie "szafę".
Prowadzenie książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej z wydrukiem. Nadawanie numerów dziennika w zdefiniowanej przez użytkownika postaci.
Wewnetrzny SMS- Wysyłanie i odbiór wewnętrznych informacji kierowanych do poszczególnych osób lub grup np. "..Pan Kowalski prosi o telefon" lub "Zebranie handlowców w środę o 16.00" .
Archiwum dokumentów, korespondencji, klientów.
Różne metody wyszukiwania dokumentów np. po nadawcy/adresacie , opisie dokumentów, poprzez system "szaf i segregatorów".

Moduł DEKRETACJI

Odpowiedzialny jest za przekazywanie dokumentów "na biurka" adresatów w procesie dekretacji, przekazywanie dokumentów innym użytkownikom, przekazywanie dokumentów ogólnych - jednym słowem dystrybucje i redystrybucje dokumentów i idacych z a nimi spraw wśród pracowników. Przeznaczony głownie dla kadry kierowniczej. Realizowane funkcje:

Dekretacja dokumentów - każdy dekretujący dostaje do dekretacji pisma związane jedynie z jego "szafą". Może ewentualnie przekazać pismo do innej szafy.
Dokumenty - korespondencja, dokumenty wewnętrzne (do informacji).
Dokumenty załatwiające - tworzenie, wysyłanie.
Raport opóźnionych dokumentów czyli takich na które powinna być odpowiedź a jeszcze jej nie było.
Raporty obrazujące przebieg prowadzenia spraw.

Moduł TWORZENIA, OBSŁUGI i OBIEGU DOKUMENTÓW

Kolejny niezastąpiony moduł. Każdy pracownik jesli pracuje musi z niego skorzystać. Realizuje on funkcje:

Tworzenie, obróbka pism i dokumentów w dowolnym formacie. Pliki są przechowywane w ich naturalnych formatach i obsługiwane przez dedykowane programy. Można skorzystać z dowolnego pliku dostępnego na komputerze.
Przekazywanie dokumentów do dalszej "obróbki" innemu pracownikowi
Przegazywanie dokumentów "na biurko" innej osoby.
Szybkie tworzenie dokumentów odpowiadających na dokument.
Możliwość zakładania własnych segregatorów.
Śledzenie drogi korespondencji, dokumentu.
Status dokumentu - w obróbce, zatwierdzony. Dokumenty zatwierdzone są tylko do odczytu.

Moduł AUTORYZACJI i PRAW DOSTĘPU

Pozwala na autoryzacje dostępu do programu. Każdy użytkownik na wstępie musi podać swój identyfikator i hasło. Jedynie osoby które przejdą weryfikacje moga korzystać z programu. Dodatkowo dostępne jest różnicowanie dostępu do różnych gałezi i funkcji systemu. Np. sekretariat wprowadza jedynie przychodzącą korespondencję, dekretanci dekretują a prezes może wszysko poza funkcjami administratora. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie "szaf" i "segregatorów". Dodatkowo dokumenty moga otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny). Ograniczy on dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.

Moduł FUNKCJI STANDARDOWYCH

Jest to zestaw użytecznych funkcji dostępnych potencjalnie każdemu użytkownikowi

Wysyłanie e-mail z poziomu programu
Wysyłanie SMS do sieci telefonii komórkowych.
Wydruki kolumnowe, exporty w trybie tekstowym - każdy ze spisów programu można wydrukować lub wyeksportować. Definicje formatu wydruku/eksportu tworzy się na poziomie programu.
System kopii bezpieczeństwa.
Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniajacych zadeklarowane warunki selekcji.
Etykietki - koperty, naklejki, identyfikatory, etykietki itp. Możliwe własne tworzenie nowych etykiet.
Export do formatu Excel.

Funkcjonalność Q-Syardo 3000
W programie można wyróżnić kilka modułów funkcjonalnych. Na pełny system składają się wszystkie w/w moduły. Taki ich podział ma jedynie charakter organizacyjny. Poszczególni użytkownicy mogą kożystać z dowolnego modułu jak również z dowolnej jego części.
Moduł SEKRETARIAT
Moduł ten odpowiedzialny jest za gromadzenie wpływających dokumetów (pod różnymi postaciami), archiwizowanie tworzonych u nas , segregacje i wyszukiwanie. Przeznaczony głównie dla sekretariatu i jest podstawowym fragmentem programu. Realizowane funkcje: Wprowadzanie pism i dokumentów przychodzących i wychodzących - faksy,mail'e - odbiór, przenoszenie do spisu dokumentów z rozpoznawaniem nadawcy. - poczta - współpraca ze skanerem. Segregacja - podział na "szafy dokumentów", segregatory (jeden dokument może być równocześnie w kilku segregatorach np. klienta, sprawy, zagadnienia, projektu), przekazywanie do dekretacji, kierowanie "na biurko" pracownika. Zazwyczaj jednak sekretariat przekarze pismo do dekretacji wskazując jedynie "szafę". Prowadzenie książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej z wydrukiem. Nadawanie numerów dziennika w zdefiniowanej przez użytkownika postaci. Wewnetrzny SMS- Wysyłanie i odbiór wewnętrznych informacji kierowanych do poszczególnych osób lub grup np. "..Pan Kowalski prosi o telefon" lub "Zebranie handlowców w środę o 16.00" . Archiwum dokumentów, korespondencji, klientów. Różne metody wyszukiwania dokumentów np. po nadawcy/adresacie , opisie dokumentów, poprzez system "szaf i segregatorów".
Moduł DEKRETACJI
Odpowiedzialny jest za przekazywanie dokumentów "na biurka" adresatów w procesie dekretacji, przekazywanie dokumentów innym użytkownikom, przekazywanie dokumentów ogólnych - jednym słowem dystrybucje i redystrybucje dokumentów i idacych z a nimi spraw wśród pracowników. Przeznaczony głownie dla kadry kierowniczej. Realizowane funkcje: Dekretacja dokumentów - każdy dekretujący dostaje do dekretacji pisma związane jedynie z jego "szafą". Może ewentualnie przekazać pismo do innej szafy. Dokumenty - korespondencja, dokumenty wewnętrzne (do informacji). Dokumenty załatwiające - tworzenie, wysyłanie. Raport opóźnionych dokumentów czyli takich na które powinna być odpowiedź a jeszcze jej nie było. Raporty obrazujące przebieg prowadzenia spraw.
Moduł TWORZENIA, OBSŁUGI i OBIEGU DOKUMENTÓW
Kolejny niezastąpiony moduł. Każdy pracownik jesli pracuje musi z niego skorzystać. Realizuje on funkcje: Tworzenie, obróbka pism i dokumentów w dowolnym formacie. Pliki są przechowywane w ich naturalnych formatach i obsługiwane przez dedykowane programy. Można skorzystać z dowolnego pliku dostępnego na komputerze. Przekazywanie dokumentów do dalszej "obróbki" innemu pracownikowi Przegazywanie dokumentów "na biurko" innej osoby. Szybkie tworzenie dokumentów odpowiadających na dokument. Możliwość zakładania własnych segregatorów. Śledzenie drogi korespondencji, dokumentu. Status dokumentu - w obróbce, zatwierdzony. Dokumenty zatwierdzone są tylko do odczytu.
Moduł AUTORYZACJI i PRAW DOSTĘPU
Pozwala na autoryzacje dostępu do programu. Każdy użytkownik na wstępie musi podać swój identyfikator i hasło. Jedynie osoby które przejdą weryfikacje moga korzystać z programu. Dodatkowo dostępne jest różnicowanie dostępu do różnych gałezi i funkcji systemu. Np. sekretariat wprowadza jedynie przychodzącą korespondencję, dekretanci dekretują a prezes może wszysko poza funkcjami administratora. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie "szaf" i "segregatorów". Dodatkowo dokumenty moga otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny). Ograniczy on dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.
Moduł FUNKCJI STANDARDOWYCH
Jest to zestaw użytecznych funkcji dostępnych potencjalnie każdemu użytkownikowi Wysyłanie e-mail z poziomu programu Wysyłanie SMS do sieci telefonii komórkowych. Wydruki kolumnowe, exporty w trybie tekstowym - każdy ze spisów programu można wydrukować lub wyeksportować. Definicje formatu wydruku/eksportu tworzy się na poziomie programu. System kopii bezpieczeństwa. Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniajacych zadeklarowane warunki selekcji. Etykietki - koperty, naklejki, identyfikatory, etykietki itp. Możliwe własne tworzenie nowych etykiet. Export do formatu Excel.

Kilka ciekawszych ekranów programu

Menu główne programu	Okno wprowadzania dokumentów
Przegladanie i obsługa faksów	Podgląd faksu
Spis - Archiwum dokumentów	Wysyłanie wewnętrznej wiadomości Ten ekran pokazuje wysyłanie wiadomości do 3 użytkowników i równocześnie do wszystkich z grupy windykacja
Edycja nowego dokumentu odpowiadającego (załatwiającego)