W zgodzie z naturą Twojego biznesu

Szerszy opis

Q-Obieg Dokumentów 3000

Parametry techniczne programu

• Wykonany w najnowszych narzędziach programistycznych niezależnych od systemu operacyjnego: może być zainstalowany w systemach Windows 98/NT/2000/XP/Millenium, Linux, Unix, Sun Solaris.
• Możliwość pracy na pojedyńczym komputerze, w lokalnej sieci komputerów oraz w sieciach rozległych (obsługa oddalonych lokalizacji).
• Technologia pracy w sieci na zasadzie "klient-serwer"
• Współpracuje z różnymi serwerami baz danych np. Q-SEP, PostgreSQL, Oracle i inne tego typu. Wybór serwera zależy od użytkownika - niektóre z nich są darmowe.
• Graficzny interface użytkownika - nastawiony na ergonomię, co w konsekwencji powoduje bardzo szybką pracę z programem.
• W pełni skalowalny - możliwość rozbudowy, nawet o indywidualne wysoce specjalizowane moduły.
• Administrator może wpływać w bardzo dużym stopniu na funkcjonalność systemu poprzez tworzenie własnych wydruków i raportów, kreowanie wyglądu ekranów, nadawanie praw dostępu a dla zaawansowanych również definiowanie struktur np. opisu dokumentów. Szerszy opis możliwości podany jest na stronie głównej w bloku tematycznym Q-Line 3000.
• Bogaty i stale rozwijany zestaw standardowych narzędzi i funkcji programu możliwych do dołączenia do każdego programu w technologii Q-Line 3000.

Możliwości systemu Q-Obieg Dokumentów 3000

• Prowadzi rejestr dokumentów będących korespondencją przychodzącą, wychodzącą oraz wewnętrzną firmy
• Moduł sortowania dokumentów pozwala na sprawną i przejrzystą klasyfikację dokumentów
• Metryka dokumentu zawiera wszelkie dane potrzebne do zaewidencjowania sprawy, jej sprawnego wyszukania i rozpoznania - w pełni dostosowywana podczas konfiguracji systemu Q-Obieg Dokumentów 3000 dla konkretnej firmy
• Elastyczne oznakowanie dokumentu - identyfikacja za pomocą kodów kreskowych, ręcznie lub automatycznie nadawanego kodu pisma - w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika
• Konfiguracja pełnego obiegu dokumentu według wewnętrznych procesów biznesowych firmy
• Posiada jednolitą bazę adresową kontrahentów
• Podział na stanowiska pracy w pełni dostosowane do struktury firmy pozwala na efektywne zdefiniowanie procesu obiegu dokumentów oraz usprawnia pracę użytkowników
• Wspomaga obsługiwanie spraw zawartych w otrzymanych dokumentach, z możliwością przekierowania zadania do innej osoby, działu, odłożenia sprawy, przeglądania historii sprawy
• Bieżące monitorowanie ilości spraw do załatwienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych, zespołach oraz czasu oczekiwania spraw, sposobu ich załatwiania, terminowości
• Wymuszenie przestrzegania procedur postępowania oraz obiegu dokumentów powoduje, że pracownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentacji
• Prowadzi rejestr korespondencji wychodzącej - drukuje książki nadawcze, adresuje koperty, drukuje etykietki adresowe
• Moduł powiadamiania pocztą wewnętrzną systemu
• Moduł druku korespondencji seryjnej
• Moduł kojarzenia spraw - łączenie dokumentów w jedną sprawę lub w zadania skojarzone
• Generowanie automatyczne oraz na żądanie raportów zawierających szczegółową sprawozdawczość biznesową, możliwość generowania raportów centralnie i przesyłania ich w formacie *.xls lub *.html pocztą e-mail na zdefiniowane skrzynki funkcyjne
• Moduł skanowania dokumentów oraz konfiguracja on-line możliwości kojarzenia pliku skanu z pozycją danego dokumentu pozwala na szybki podgląd dokumentu w formie elektronicznej oraz wysłanie skanu pocztą e-mail do wybranej osoby/komórki organizacyjnej.
• Moduł archiwizacji dokumentów umożliwia przerzucenie wskazanych dokumentów lub grupy dokumentów, których termin archiwizacji właśnie mija, do archiwum, wydrukowanie lub eksport danych listy archiwizowanych dokumentów
• Moduł autoryzacji i praw dostępu pozwala na identyfikację każdego użytkownika przy wejściu do programu oraz zróżnicowanie dostępu do różnych gałęzi i funkcji systemu. Różnicowanie dostępu nastepuje również na poziomie dostępu do pewnych grup danych. Dodatkowo dokumenty mogą otrzymać atrybut tajności (np. jawny, zastrzeżony, poufny, tajny), który ograniczy dostęp do poszczególnych dokumentów osobom niepowołanym.
• System tworzenia kopii bezpieczeństwa danych.
• Filtrowanie spisów - możliwość wyboru z dowolnego zbioru danych pozycji spełniających zadeklarowane warunki selekcji.