W zgodzie z naturą Twojego biznesu
Q-Obieg Dokumentów 3000
Formularz "przedzakupowy"
Prosimy o uważne wypełnienie poniższego formularza co pozwoli nam na precyzyjne określenie Państwa potrzeb dotyczących systemu obiegu dokumentów. W przypadku niejasności bądź wątpliwości służymy pomocą w formie audytu.
| Informacje ogólne | |||
|---|---|---|---|
| Proszę określić liczbę lokalizacji (pod pojęciem odrębna lokalizacja rozumiemy komputery działające w jednej sieci lokalnej), w których system ma działać | |||
| Proszę określić przybliżoną liczbę użytkowników systemu | |||
| Informacje na temat rodzaju postaci dokumentów | |||
System obiegu dokumentów może służyć do:
Poniższa grupa pytań ma na celu ustalenie jakim rodzajem obiegu są Państwo zainteresowani. |
|||
| Czy system ma kontrolować obieg dokumentów papierowych? (tzn. dokument w postaci papierowej wędruje od stanowiska do stanowiska) | |||
| Jeżeli na powyższe pytanie udzielili Państwo odpowiedzi twierdzącej to czy system ma mieć obsługę kodów paskowych umieszczanych na dokumentach? (uproszczenie identyfikacji i przyspieszenie przenoszenia dokumentów papierowych) | |||
| Czy chcemy rejestrować dokumenty w postaci elektronicznej? | |||
| Czy rejestrowane dokumenty w postaci elektronicznej mają być dowiązywane przez system automatycznie? (np. poprzez rozpoznanie kodu paskowego na pierwszej stronie dokumentu) | |||
| Informacje na temat procedur obiegu dokumentów | |||
| Czy firma posiada tzw. "Instrukcję Kancelaryjną"? | |||
| Czy firma posiada kancelarię główną rejestrującą wszystkie pisma otrzymane z zewnątrz, która dekretuje dokumenty na poszczególne komórki organizacyjne? | |||
| Proszę podać w przybliżeniu strukturę działów firmy, tzn. np. kancelaria główna, dyrektor pionu, kierownik komórki, pracownicy komórki. | |||
| Czy system ma łączyć dokumenty ze sobą, np. czy ma obsługiwać operację tworzenia załączników do pisma przewodniego? | |||
| Czy system ma rejestrować rozsyłkę pism będących kopiami? | |||
| Jakie rodzaje dokumentów system ma rejestrować? Proszę podać przykładową klasyfikację (jeśli jest to możliwe). | |||
| Jeśli istnieje wewnętrzna klasyfikacja dokumentów - czy każda klasyfikacja związana jest z innym rodzajem informacji pamiętanych o dokumencie? | |||
| Czy istnieje w firmie pojęcie terminu załatwienia sprawy i ma być kontrolowane przez system? Proszę określić formę kontroli (np. raport przesyłany automatycznie na adres e-mail kierownikowi komórki organizacyjnej wyszczególniający listę przeterminowanych spraw w podziale na pracowników, ostrzeżenie na ekranie użytkownika programu o sprawach przeterminowanych na jego koncie, inny kolor dokumentów, które nie zostały załatwione w terminie itp.) | |||
Czy książka pism przychodzących drukowana jest:
|
|||
| Czy system ma rejestrować pisma własne redagowane przez poszczególnych pracowników i śledzić ich obieg? | |||
| Czy system ma mieć dostępny moduł praw dostępu poszczególnych grup użytkowników do opcji programu? | |||
| Czy system ma mieć dołączony moduł prowadzenia projektów, spraw z możliwością dowiązywania do nich dokumentów? | |||